Comment mettre en place un projet décisionnel ?

Nous allons aborder ici les différentes étapes de mise en place d’un projet de Business Intelligence. En effet, c’est une aventure complexe et qui peut tourner à la catastrophe si l’on n’a pas suffisamment anticipé certains détails. L’article ci-dessous vous permettra d’appréhender de manière plus globale et complète un tel projet.

Tout d’abord, un projet décisionnel ne peut réussir que s’il est parfaitement en adéquation avec les besoins des utilisateurs et ne bouscule pas l’existant ou ne consiste pas en une course aux dernières innovations en matière de BI.

La première étape essentielle est l’analyse des besoins de l’entreprise en matière de BI. Une analyse préalable du système d’information et principalement des bases de données est essentielle en amont du projet. Il s’agira de distinguer les bases de données accessibles (base clients d’un CRM) de celles qui ne le sont pas ou n’existent pas (historique des transactions de caisses sur rouleaux de papier).

La deuxième étape concerne la délimitation de projet. Il s’agit de bien cerner les éléments suivants :

- Cibler les besoins des utilisateurs finaux et surtout les services susceptibles d’utiliser la solution de BI à moyen et long terme. En effet, une solution de BI doit pouvoir évoluer en fonction des nouveaux besoins de l’entreprise.

- Calculer le coût global du projet sur les prochaines années et le retour sur investissement. Le ROI moyen pour un tel investissement est généralement très élevé et sera détaillé dans un article futur car relativement complexe lorsque l’on aborde la BI.

Le choix de l’outil adapté en fonction des besoins et non de la technique disponible est essentiel et il constitue notre troisième étape. Un système décisionnel peut être composé de différents outils comme nous l’avons mentionné dans un précédent billet (reporting ad hoc, de masse, etc…). Mais on doit également y rajouter les portails décisionnels qui fournissent une sortie Web des rapports. Il y a la distinction avec ou sans data warehouse mais également les requêtes « in-memory » ou en temps réel et le choix dépendra partiellement de votre budget.

Le choix des outils est une étape importante. De ces choix dépendront la complexité de mise en oeuvre et le temps nécessaire à la formation des utilisateurs. Vous aurez besoin de « super-utilisateurs » le temps de la mise en place du système. Ceux-ci seront chargés d’informer le service informatique de la réussite du déploiement des outils de BI.

Et voilà, votre informatique décisionnelle est en place !

La BI et ses différents outils d’analyse

Aujourd’hui, nous allons vous présenter les différents outils de restitution et d’analyse présents dans le monde de la Business Intelligence.

Suivant la solution retenue pour la base d’analyse et selon la complexité voulue, vous trouverez une multitude d’outils de restitution ou d’analyse :

-           Les tableaux de bord à avant tout destinés aux dirigeants, ils comprennent des indicateurs de performance sous la forme d’analyses graphiques régulièrement mises à jour. Ils sont aujourd’hui repris par la plupart des éditeurs de BI sous l’appellation de « dashboards ». Ces tableaux sont cependant limités car ils manquent de souplesse et ne concernent qu’une minorité d’utilisateurs (décisionnaires).

-           Le reporting à scindé en deux catégories bien distinctes : le reporting ad-hoc et le reporting de masse. Le premier permet à ses utilisateurs, quel que soit leur niveau de connaissance en BI, d’obtenir un suivi personnalisé de leurs activités. Il permet la mise en forme de leurs requêtes comme ils le souhaitent, sous forme de tableaux, de graphiques et d’indicateurs de performance. Le reporting de masse, quand à lui, permet de fournir, de façon régulière et à des utilisateurs préalablement déterminés, des rapports génériques (rapport de ventes, état de la production). L’utilisateur final intervient sur quelques variables avant d’exécuter le rapport mais il ne maîtrise pas, ou très peu, l’interface graphique de celui-ci.

-           Les outils d’analyse : moins démocratisés, ils s’adressent à des spécialistes des chiffres. Ils offrent peu de liberté dans la présentation et la diffusion des résultats mais fournissent une grande souplesse dans la gestion des données, ajoutant des fonctions de « drill-down » dans les tableaux. Ces « drill-down » permettent d’avoir le niveau de détail souhaité. Ces outils sont plus compliqués à mettre en place et à utiliser mais procurent des niveaux d’analyse très complets.

Business Intelligence - Informatique décisionnelle

La Business Intelligence (informatique décisionnelle) désigne l’ensemble des procédés permettant d’accéder à des bases de données en vue d'offrir une aide à la décision et de permettre aux responsables de la stratégie d'entreprise d’avoir une vue d’ensemble de l’activité traitée et de faciliter leurs prises de décision, tout en améliorant la productivité des personnes concernées.

Le reporting est probablement l'application la plus utilisée encore aujourd'hui de l’informatique décisionnelle. Il permet aux gestionnaires :

• de sélectionner des données relatives à telle période, telle production, tel secteur de clientèle, etc.,
• de trier, regrouper ou répartir ces données selon les critères de leur choix,
• de réaliser divers calculs (totaux, moyennes, écarts, comparatif d'une période à l'autre, ...),
• de présenter les résultats d’une manière synthétique ou détaillée, le plus souvent graphique selon leurs besoins ou les attentes des dirigeants de l’entreprise.

L’informatique décisionnelle favorise la jonction entre différentes bases de données. Ainsi, la comptable d’une entreprise souhaite effectuer la relance des clients n’ayant pas payé leurs factures échues. Cependant, elle ne possède, dans son logiciel de Comptabilité, que les noms des clients. La Business Intelligence va lui permettre de se constituer une base de données à partir de la base de données Clients et la base de données de son logiciel de Comptabilité, même si le support est différent.

Enfin, la Business Intelligence permet de réguler les accès aux informations confidentielles selon l’utilisateur.